Idealny team eventowy
„Producenta eventowego znaleźć to nie problem, ciężej jest znaleźć event managera“. Takie oto zdanie usłyszałam podczas rozmowy z moim znajomym, który jest właścicielem jednej z agencji eventowych. Dla wielu osób, nie ma większej różnicy między tymi pojęciami, ale z punktu widzenia poprawności biznesowej jest ona i to dość znacząca.
Praca przy organizacji wydarzeń, to nie tylko logistyczne spięcie wszystkich podwykonawców, ale to cały proces tworzenia strategii, kreacji, zarządzania projektem i relacjami z klientem. Inaczej mówiąc za takim jednym projektem eventowym stoi sztab ludzi, którzy ciężko pracują nad stworzeniem unikalnych doświadczeń jego uczestników.
Jaki powinien być idealny model zespołu eventowego? Zapewne każdy ma własne wyobrażenie, ja chce się z Wami podzielić podpatrzoną strukturą z londyńskiej agencji eventowej. W Polsce również on funkcjonuje, jednak z moich obserwacji i rozmów wynika, iż jednoosobowy team eventowy wciąż nie odchodzi do lamusa, a wręcz ma się bardzo dobrze 😉
Struktura zespołu eventowego:
STRATEG
Odpowiada za stworzenie spójnej strategii event marketingowej w ramach działań i celów, jakie chce osiągnąć klient. To mentor, który zna najskrytsze potrzeby konsumenckie czy wzorce zachowań i tą wiedzę, wykorzystuje do proponowana najbardziej efektywnych działań w ramach marki. Często jest głosem rozsądku w kreatywnej fascynacji pozostałych członków teamu.
KREATYWNY
To osoba z głową pełną pomysłów i inspiracji z różnych dziedzin. Kreuje ona atmosferę wydarzenia, świat marki/firmy, a czasami również wizualną i redaktorską stronę eventu. Z reguły mamy do czynienia z całym team’em kreatywnym, w którego skład może wchodzić copywriter, scenograf czy specjalista ds. nowych technologii. To oni są odpowiedzialni za kreowanie eventowego experience i wychodzenie poza utarte schematy.
EVENT MANAGER
Prawdziwą rolą event managera jest tak naprawdę czuwanie nad całym projektem. On dostaje wytyczne od klienta i jest z nim w ciągłym kontakcie, kontroluje spójność strategii i kreacji z jego oczekiwaniami. To on ma decydujący głos czy zaproponowane projekty, spełniają wymagania briefu, oraz jaki będzie finalny kształt prezentacji projektu na spotkaniu z klientem. Jest to osoba w 100% skupiona na client serwisie i posiada do tego odpowiednie predyspozycje takie jak; komunikacja, negocjacje, dyplomacja czy tworzenie pięknych prezentacji przetargowych. Jego odpowiednikiem w agencji reklamowej jest account manager.
PRODUCENT EVENTOWY
W procesie kreacji kontroluje wykonalność i możliwości logistycznego projektu, a następnie zajmuje się jego fizyczną realizacją. To jest właśnie ten człowiek, który od świtu do nocy działa w terenie i pilnuje, aby wszystko odbyło się zgodnie z zaplanowanym scenariuszem. Do swojej dyspozycji ma Supervisorów, którzy go wspierają w działaniu.
SUPERVISOR EVENTOWY
To osoba koordynująca konkretnego podwykonawcę eventowego lub ich grupę. Dzięki rozproszeniu koordynacji podwykonawców na poszczególnych Supervisorów, zwiększa się jakość realizacji wydarzenia. Łatwiej Producentowi Eventowemu jest koordynować dziesięciu Supervisorów niżeli trzydziestu podwykonawców.
Na szczególne wyróżnienie zasługuje SUPERVISOR TECHNICZNY
To osoba nadzorujące techniczną stronę wydarzenia. Odpowiada za koordynację ochrony czy zabezpieczenie prądu. Jest prawą ręką Producenta Eventowego i wspiera go w rozmowach z ekipami technicznymi, jak również służy im informacją i dba o ich potrzeby techniczne w ramach wydarzenia.
Chciałabym jeszcze zwrócić uwagę na jedną postać, czyli REŻYSERA EVENTU
Jest to osoba, która buduje dynamikę i dramaturgię sceny, jego rolą jest stworzenie i sprawne przeprowadzenie scenariusza w trakcie eventu. Posiada wiedzę z zakresu realizacji filmowych czy teatralnych i jest w stanie zaprojektować ścieżkę emocji uczestników wydarzenia.
Oczywiście nie można zapominać o działach lub osobach wspierających team eventowy. Wszyscy Ci, który zajmują się public relations, social media czy sponsoringiem.
Moim zdaniem, praca zespołowa, możliwość delegowania zadań, a właściwie posiadanie ludzi, którym te zadania można delegować jest czynnikiem mającym ogromny wpływ na sukces wydarzenia.
Życzę Wam, abyście mieli tą przyjemność pracy w „idealnym teamie eventowym” 😉
Nina Żukowska
Dyrektor Zarządzająca
