Event Management, a co to takiego?
Organizacja wydarzeń jest takim samym projektem jak produkcja butów czy budowa osiedla, i w takich kategoriach trzeba rozpatrywać jego przygotowanie. Czy w Polsce wiemy jak zarządza się projektami, a w szczególności eventowymi?
Doświadczeni event managerowie czy producenci eventowi umieją zorganizować nawet najbardziej rozbudowane wydarzenie. Robią to od lat według swoich utartych schematów działań, ale czy zarządzają projektem? Wielu odpowie, że tak, ale pozostała część z pewnością dłużej się nad tym zastanowi.
Gdy mowa jest o zarządzaniu projektem, nie chodzi wcale o typowe podejście teoretyczne, o którym można przeczytać w książkach, ale raczej o dostosowanie teorii zarządzania projektowego do realiów realizacji eventowych. Jednakże zarządzanie projektem wymaga zmiany nastawienia, wysiłku włożonego w odpowiednie zaplanowanie, nie tylko działań ale i komunikacji w projekcie, która bywa często piętą achillesową organizatorów wydarzeń.
To, w czym pomóc nam może odpowiednie zarządzanie projektem eventowym, to między innymi zwiększenie kontroli nad realizowanymi działaniami zespołu, z którym pracujemy, usprawnienie komunikacji, a także znaczna oszczędność czasu. Pozornie poświęcony czas na zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, nauczenie się odpowiedniego programu, czy zapoznanie się z narzędziem ułatwiającym pracę, bądź też napisanie bardzo jasnego i konkretnego briefu dla podwykonawcy, czy nowego członka zespołu, pozwala nam zaoszczędzić kilka cennych godzin w trakcie realizacji projektu. To największe wyzwanie z jakim boryka się polski event manager. Złota zasada mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Co więc mogą zdziałać 2 godziny planowania?
Dla jednych tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań dla poszczególnych osób, planowanie działań w konkretnym czasie, tworzenie dokumentów określających hierarchię w zespole, przepływ komunikacji i zasady jest ulubioną częścią realizacji eventowej. Dla innych to nic innego jak czysta strata czasu. Wielu wychodzi z założenia, że wszystko przecież jest jasne i można to szybko przekazać podczas spotkania, krótkiego maila czy telefonu. Oczywiście, że można. Jednak wyobraźmy sobie pracę nad piętnastoma bardzo dużymi projektami eventowymi w jednym miesiącu. Bez odpowiedniego planu możemy mieć problem ze skupieniem się na każdym detalu przy każdym projekcie, a rozdysponowanie zadań, zadbanie o komunikację, kontrolę i czas stają się najcenniejsza wartością dla organizatora.
Od czego należy zacząć?
- Zmiana nastawienia do pracy to podstawa. Daj sobie czas na zaplanowanie i po prostu to zrób. Nie wystarczy , że wiesz jak masz to robić. Zacznij to robić.
- Opracuj nad procesami komunikacji w twoim zespole, niech każdy wie, w jaki sposób ma przekazywać oraz tworzyć informacje.
- Ustalaj priorytety działań, nie daj się ponieść emocjom, unikaj chaosu. Nowe pomysły są zawsze mile widziane, ale nie mogą zaburzać dotychczasowych działań.
- Korzystaj z dostępnych narzędzi ułatwiających pracę, jak np programy do zarządzania projektem, czy platformy zakupu usług konferencyjno-eventowych. Zapoznanie się z ich obsługą może wymagać czasu, ale jak już wiesz, poświęcony czas nie idzie w las, a jedynie daje Ci dodatkowe godziny.
Do odpowiedniego i umiejętnego zarządzania projektem trzeba mentalnie dojrzeć. Jedni się z tym rodzą, inni muszą uświadamić to sobie z czasem. Ważne jest, aby nie zamykać się na utarte schematy działań. Dewiza „Think outside the box” idealnie tu pasuje. To, że dotychczas robiliśmy coś w konkretny sposób nie znaczy, że nie można spróbować czegoś innego, co mogłoby usprawnić naszą pracę.
To jak oswajanie się z nowym telefonem czy komputerem. Na początku jego funkcjonalności wydają nam się bardzo skomplikowane, a z biegiem czasu synchronizacja wszystkich urządzeń i dostępnych funkcji staje się czymś, co ułatwia nam życie, oszczędza czas i nie wyobrażamy sobie bez nich codziennego funkcjonowania.
Nina Żukowska
Dyrektor Zarządzająca
Tekst i grafikę przygotowano dla platformy meeting.pl.
