Hostessy, czyli dziewczyny na “froncie” eventowym
Kto jako pierwszy wita uczestników eventu? W niektórych przypadkach jest to osoba zarządzająca firmą, ale w większości to właśnie hostessa jest na pierwszej linii eventu. Dlatego niezwykle ważne jest, by już od samego początku odzwierciedlała poziom, charakter i wizerunek wydarzenia.
Hostessy na evencie jak wielu organizatorów przyznaje są piętą achillesową. Dzieje się tak z dwóch powodów. Za jeden odpowiedzialny jest organizator, a za drugi sama hostessa. Z rozmów przeprowadzonych zarówno z hostessami jak i agencjami wynajmującymi dziewczyny do pracy na eventach, bardzo często wynika, że organizatorzy bagatelizują element jakim jest obsługa hostess w trakcie wydarzenia. Osoby te pracujące na eventach są jednym z podwykonawców organizatora i powinny być tak samo solidnie zbriefowane, jak ekipa cateringowa, czy firma zajmująca się multimediami.
Organizator pochłonięty przygotowaniami do wydarzenia zna każdy detal eventu i można powiedzieć, że właściwie nim żyje. Brak pełnej komunikacji, określenia oczekiwań, newralgicznych punktów czy zagrożeń wielokrotnie doprowadza do sytuacji małego zaangażowania hostess lub nieprawidłowego ich zachowania. Oczywiście musimy pamiętać, że każda hostessa jest inna, możemy spotkać bardzo solidne i chętne do pracy dziewczyny, jak i również takie, które uważają, że wygląd to jest jedyna rzecz, której się od niej powinno oczekiwać. Organizatora w tym głowa jakie dziewczyny zaangażuje do eventu oraz jak zmotywuje je do pracy. Złotego środka oczywiście nie ma, ale jest kilka zasad, którymi można się kierować podczas przygotowania tego ważnego elementu eventu.
Po pierwsze rola hostessy
To organizator powinien odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest rola hostessy na evencie oraz czego od tej roli oczekuje on jak i Klient dla, którego organizuje wydarzenie. I tu pojawia się pierwszy problem, brak doprecyzowania oczekiwań Klienta. Idealnym przykładem są wszelkiego rodzaju akcje lato, gdzie hostessy/animatorki mają do zapamiętania z reguły do 5 podstawowych komunikatów, co zakłada organizator. A co jeśli Klient wyobraża sobie, że hostessa będzie pewnego rodzaju „ambasadorem” i jeszcze ma do tego konkretne wymagania, co do wyglądu. Tutaj już na początkowym etapie rozmów powinniśmy doprecyzować te kwestie, gdyż wpływają one na stawki hostess i być może szerokie poszukiwania w trakcie castingów.
Po drugie brief
Należy spisać dokument uwzględniający wszystkie oczekiwania względem hostess, tutaj również powinny znaleźć się takie informacje jak planowany styl ubioru w trakcie eventu, makijaż czy fryzura, aby nie zaskoczyła nas sytuacja, że zbyt skąpa sukienka może być problemem nie do przeskoczenia. Dobrze przygotowany brief pozwoli przede wszystkim agencji hostess zaproponować odpowiednie kandydatki do danego wydarzenia.
Idealnym rozwiązaniem jest mieć oczywiście grupę hostess sprawdzonych, z którymi pracujemy na stałe, ale brak wolnych terminów i mnogość wydarzeń może nam pokrzyżować idealny plan. Niezależnie od tego czy mamy stałą ekipę hostess czy nie, pod każde wydarzenie powinien być przygotowywany dokument briefu, który określa tzw. reguły pracy, dokładny opis wydarzenia i ich role w poszczególnych jego etapach oraz konkretne oczekiwania i zakazane zachowania. Na podstawie takiego dokumentu każda ze stron ma jasność na jakich zasadach pracujemy, nie ma niedomówień i tekstów typu „a ja myślałam, że…” Dodatkowo w takim dokumencie powinny się znaleźć potencjalne sytuacje zagrożenia, czyli co może się wydarzyć nieprzyjemnego w trakcie pracy i jak w tych sytuacjach należy się zachować.
Po trzeci casting
To jest dopiero czas na weryfikację zaproponowanych kandydatek. Wymaga to również poświęcenia czasu organizatora, ale jest to jeden z najważniejszych elementów, dzięki którym unikniemy rozczarowania na wydarzeniu. W ten sposób jesteśmy w stanie określić charyzmę, podejście do pracy, śmiałość czy umiejętności wysławiania się.
Najczęściej hostessy wybierane są na podstawie zdjęć, agencje wysyłają piękne zdjęcia z sesji do których grafik już dołożył swoje trzy grosze. Potem na evencie okazuje się, że kolor włosów już nie ten, albo długość, w międzyczasie pojawił się duży tatuaż na ramieniu, a tak w ogóle to z wyretuszowanej postaci na zdjęciu pojawiająca się osoba niewiele ma wspólnego. Dlatego jeżeli już decydujemy się na ten sposób weryfikacji to prośmy o zdjęcia obecne i naturalne np. z ostatnich wakacji.
Po czwarte wygląd i strój
Newralgicznym punktem podczas współpracy jest również strój, jest wiele agencji, które w swojej ofercie również użyczają zunifikowane stroje (sukienki, buty, dodatki), aby hostessy wyglądały identycznie na evencie. To jest bardzo korzystne rozwiązanie dla organizatora w sytuacji, gdy nie ma budżetu na kupowanie, czy szycie strojów. Jednak strój to tylko jeden z elementów wyglądu są jeszcze fryzura, makijaż czy manicure. Dysponując budżetem, łatwo nam wykreować określony spójny wygląd, kiedy jednak borykamy się z jego brakiem takie przygotowanie spada na hostessy. No i tu wracamy do tematu komunikacji i interpretacji dla jednego makijaż wieczorowy to delikatne eleganckie podkreślenie oka, dla kogoś innego bardzo mocny makijaż całej twarzy. Można w łatwy sposób uniknąć nieporozumień dostarczając konkretne zdjęcia stylu makijażu, fryzur czy określając kolor paznokci. Dzięki temu będziemy mieli szansę na uzyskanie efektu spójności bliższemu naszym oczekiwaniu lub oczekiwaniom Klienta.
Po piąte supervisor
To osoba odgrywająca kluczową rolę szczególnie w sytuacji gdy zadania hostess na wydarzeniu są mocno rozbudowane lub wymagające. Taka osoba koordynuje pracę, pilnuje dyscypliny ale również udziela odpowiedzi na nurtujące pytania, zarządza przerwami w trakcie pracy i dba o bezpieczeństwo.
Pamiętajmy, że połowa nieporozumień w trakcie przygotowań do wydarzenia wynik z błędów w komunikacji, nadinterpretacji, niedopowiedzeń lub braku elementarnych informacji. To od organizatora zależy w jaki sposób poukłada sobie współpracę z podwykonawcami i jak dobrze ich zbriefuje, zmotywuje oraz będzie nadzorował ich pracę. Dlatego zamiast uskarżać się na pracę hostess, może warto przyjrzeć się sobie, czy dołożyliśmy wszelkich starań, aby dobrze zaplanować tą współpracę.
Nina Żukowska
Dyrektor Zarządzająca
